Cómo Replenishment+ resuelve los mayores problemas de los planificadores

Los planificadores de producción e inventario son fundamentales para las empresas de hoy en día, ya que ayudan a maximizar los recursos y a impulsar la productividad durante todo el proceso de fabricación. Su trabajo afecta a otros departamentos, desde almacén e instalaciones de producción, finanzas, ventas y logística.

¿Qué hacen los planificadores todo el día?

Los resultados del trabajo de un planificador se ven cuando se aseguran que:

• Las materias primas estén disponibles, optimizando los costes de producción
• Los niveles de stock son adecuados, optimizando los costes de almacenamiento
• Los productos terminados estén disponibles, maximizando la productividad de las ventas
• Los pedidos se gestionan deforma óptima, maximizando el flujo de caja

Los principales retos de un planificador

Durante varios años, tuve el placer de trabajar como planificador en una empresa de alimentación, y durante ese tiempo me encontré con una serie de retos que son comunes a esta labor.

Si alguna vez ha trabajado como planificador, conocerá esta sensación: docenas de mensajes no leídos en tu bandeja de entrada de correo electrónico, incluyendo mensajes del departamento de ventas, proveedores e I+D. Los jefes de producción y de almacén están en la puerta para discutir los cambios en el plan de producción, su director le recuerda el retraso y usted no puede decidir qué hacer primero, porque:

• Su sistema ERP/MRP carece de soluciones funcionales y, como resultado, toda la planificación se lleva a cabo en una hoja de cálculo con una importación de datos a mano
• No se pueden cargar datos de una hoja de cálculo en un ERP
• Las previsiones de ventas se desvían de las ventas reales a pesar de las repetidas actualizaciones
• Los datos clave de las campañas promocionales no programadas cambian constantemente, lo que desvía aún más esas previsiones
• Para calcular el nivel de inventario, debe preparar extractos de uso medio adicionales en su hoja de cálculo en función de los datos históricos y las previsiones
• No tiene visibilidad en tiempo real de los posibles problemas a medida que se producen, como los artículos que no están disponibles para la producción o el envío
• Debe utilizar herramientas adicionales para configurar recordatorios de acción
• Para presentar los resultados mensuales, trimestrales o anuales, es necesario dedicar más tiempo a crear estados de cuentas separadas
• Los datos de la hoja de cálculo se desactualizan rápidamente, por lo que las previsiones anuales de materias primas también se desactualizan rápidamente
• Debe recalcular manualmente las unidades de medida

Los sistemas ERP/MRP resolvieron muchos problemas en el pasado: pasar de los cuadernos a los registros gestionados por ordenador supuso un gran avance. Sin embargo, la necesidad de un cambio nunca ha sido tan evidente. Las cadenas de suministro son muy complejas, cada producto tiene muchas variaciones diferentes, los clientes esperan recibir cosas cada vez más pronto y la volatilidad general de las ventas provoca numerosos cambios en la demanda.

El sistema MRP depende de múltiples factores que están sujetos a perturbaciones:

• Previsiones inexactas
• Pedidos que son variables y que a menudo tienen plazos de entrega cortos
• Programas de producción que con frecuencia se ven alterados por averías
• Estructura y existencias de productos que pueden cambiar
• Entregas en curso que a menudo varían
• Parámetros de los artículos como el plazo de entrega, la cantidad mínima de pedido y el embalaje

Como puede ver, varios elementos que forman la base de las recomendaciones de pedido calculadas por MRP no son constantes. Hay nerviosismo, después de todo eso, todavía no estoy seguro de qué, cuándo, y en qué cantidad, debo pedir.

Presentación de Replenishment+

¿Existe una forma mejor de realizar los cálculos de planificación de materiales? ¡Sí!

Replenishment+, un programa de gestión de inventario que cumple con la metodología MRP basada en la demanda,y que ahora ayudo a los clientes a utilizar para optimizar sus compras a través de mi trabajo como consultor con Profitia.

¿Cómo aborda Replenishment+ la volatilidad? Mediante la introducción de buffers de inventario relacionados con la utilización media, el plazo de entrega y la volatilidad de los artículos. La volatilidad de los artículos es una comparación de la desviación del uso individual con la media. Si la volatilidad es mayor, necesitará más inventario.

¿Cómo puede Replenishment+ sacarle de las hojas de cálculo? Proporcionando información que siempre está actualizada, porque está conectado al ERP e intercambia datos varias veces al día. Es una ventaja difícil de exagerar. Las hojas de cálculo pueden solucionar algunos problemas de planificación, pero también implican archivos complejos que son engorrosos y arriesgados de usar, si el ordenador se bloquea o se apaga, se pueden perder datos críticos.

Los cambios en las previsiones y los pedidos aumentan el nerviosismo. Además, puede ser difícil distinguir cuándo una previsión se convierte en un pedido. Los pedidos promocionales no planificados suelen tener plazos de entrega cortos, queremos cumplirlos para obtener más ingresos, pero es posible que tengamos un problema con la disponibilidad de materias primas.

Lo ideal sería que las previsiones fueran más precisas y que los niveles de stock más altos fueran más fáciles de planificar. Sin embargo, ¿se puede conciliar esto?

En el sistema Replenishment+, algunos pedidos (resultantes del uso medio) ya están amortiguados. Por otro lado, los picos de ventas en un horizonte temporal concreto se tratan como desviaciones y se añaden a la demanda actual. Como planificadores, todo lo que tenemos que hacer es decidir si el número de inventarios debe basarse en la utilización media histórica, en las previsiones o en una mezcla de ambas. De esta manera, no hay riesgo de que falten materias primas para la producción o mercancías para el envío.

Comprender sus prioridades de planificación

Cuando trabajaba como planificador, siempre tenía que revisar toda la lista de artículos (en nuestro caso, alrededor de mil) cada vez que iba a la oficina para entender cuáles eran mis prioridades. La mayoría de las veces, sólo me enteraba de las amenazas a la producción o a las ventas cuando se producían realmente, lo que causaba un gran revuelo.

Un sistema de alerta temprana habría sido ideal: ¿qué artículos podrían ser problemáticos porque estarán disponibles demasiado tarde? ¿Qué artículos deben pedirse inmediatamente?

Y esta es la solución que ofrece Replenishment+. Por un lado, muestra dónde tenemos un desfase entre la demanda y la disponibilidad, y por otro, muestra los artículos para los que debemos enviar pedidos inmediatamente. De esta manera, reducimos el riesgo de escasez, lo que, a su vez, reduce los costes operativos y ayuda a garantizar un volumen de ventas saludable.

A veces, ciertas actividades se pueden posponer para otro día. Si confía en el MRP y en las hojas de cálculo, necesita utilizar y mantener un calendario independiente.

Pero Replenishment+ le ofrece esta capacidad en una sola herramienta, lo que le permite añadir notas, establecer fechas de vencimiento y marcar las tareas como realizadas y mantenerse al tanto de su lista de tareas.

Simplificación de los cálculos de planificación

En la empresa en la que trabajé como planificador, la conversión de las unidades de medida de las materias primas empezaba con el proveedor y terminaba con la liquidación de la producción. Estos cálculos eran manuales.

En cambio, Replenishment+ convierte automáticamente las unidades de medida, lo que mejora considerablemente el flujo de trabajo.

Para ajustar el tamaño y la frecuencia de los pedidos, preparé una hoja de cálculo especial en la que calculé el uso medio y la previsión. Además, también comparé las desviaciones de uso, lo que me permitió conocer la volatilidad de un determinado artículo. Efecto: tuve que preparar los datos de cada artículo por separado y crear varias docenas de hojas.

Replenishment+ tiene todas estas soluciones porque se basa (entre otras cosas) en la utilización media y la volatilidad de los artículos, todo en una sola herramienta.

Del mismo modo, para calcular la demanda de la próxima temporada o del año, tenía que crear hojas separadas. Si además quería añadir el stock actual y mostrar las fechas de entrega previstas, tenía que actualizar estos archivos cada día. ¡Imagínese hacer eso para varios cientos de artículos!

Uno de los módulos de Replenishment+ le permite diseñar el período anual de tiempo e indicar las fechas previstas de demanda, las entregas y el nivel de inventario.

¿Contabilizar los resultados anuales? Nada más sencillo: con Replenishment+ podemos utilizar informes estándar y preparados individualmente.

Un mejor flujo de trabajo para los planificadores

¿Cómo habría sido mi día como planificador con Replenishment+?

1. Compruebo el estado de los datos, ¿se importaron los datos ERP según lo previsto?
2. Compruebo el nivel de inventario de los artículos con mayor prioridad y envía pedidos para ellos.
3. Se comprueban las notificaciones a corto plazo con la máxima prioridad y se toman medidas específicas, como acelerar o retrasar los pedidos o establecer un recordatorio futuro, y se marca la tarea como completa.
4. Analizo los artículos cuyo inventario es demasiado alto y busque formas de optimizarlos.
5. Analizo los informes generados automáticamente.

Como resultado, usted termina el día sin situaciones inesperadas ni retrasos.

La visibilidad permite al planificador centrarse en los puntos críticos del inventario. Tener en cuenta la utilización media actual en el cálculo del nivel de inventario afecta a su aplicación a la demanda actual, por lo que un sistema MRP basado en la demanda como Replenishment+ es tan potente.