Curso Project Flow Management

«Un proyecto sólo crea valor cuando se completa»

El curso dónde aprenderá que para mejorar la velocidad y calidad de los proyectos no hay que concentrarse en la planificación, ni presionar en el cumplimiento individual de cada una de las tareas del mismo.


Curso presencial el 6 de octubre de 2022 en el Hotel Pozuelo (Pozuelo de Alarcón, Madrid)

De 09:00h a 17:30h, coffee break y comida incluido



PRESENTACIÓN DE LA MATERIA


Según un informe de McKinsey los proyectos de infraestructura y construcción presupuestados en más de 100 Millones de euros se retrasan una media del 20%. Además, por cada 10% de retraso el impacto en sobrecostes es de un 2-3 % del presupuesto inicial.

No hace falta tener proyectos con esos presupuestos para saber que estamos en una era dónde completar proyectos a tiempo es lo que cambia o mejora cualquier Organización.

Ya sea en proyectos de ingeniería, de desarrollo de productos, de infraestructuras y construcción o mantenimiento/mejora de activos (motor, avión, barco o tren) el driver principal será conseguir que los trabajos fluyan pese a la incertidumbre y a los recursos escasos.

Todo el mundo sabe el valor de la velocidad o Flow en los proyectos, pero cuando se preguntan las razones de porque sigue habiendo retrasos, la respuesta casi siempre tiene que ver con que la planificación era muy optimista, que los proyectos son muy complejos o que tanto proveedores como clientes no estaban alineados con la ejecución del proyecto.

En los últimos años se han invertido más de 10 billones de euros anuales en mejorar el Project Management, 8 billones en Project Management SW y unos 5 billones en formación para Project Managers. Aparte de todo el dinero invertido en consultores y la creación de Oficinas de Proyectos (PMOs). Las lecciones postmorten se han documentado como prescribe el Project Management Institute (PMI) pero los retrasos continúan impactando negativamente en los resultados de nuestras empresas.

Es verdad, los proyectos no son fáciles y por ser únicos necesitan una gestión especial. Todos los días hay que sincronizar unos inputs para hacer unas tareas de las que desconocemos su tiempo exacto con unos recursos que sepan hacerlas. Difícil si tenemos un proyecto y casi imposible si tenemos muchos proyectos que compiten por la misma capacidad.

Esos inputs, como por ejemplo aprobaciones, especificaciones o materiales probablemente llegarán tarde, tendrán cambios, los recursos no estarán disponibles o tendrán unas prioridades no alineadas con la Organización y si con su departamento. En definitiva, la buena coordinación de tantas partes, internas y externas, parece un sueño.

Podremos seguir hablando de formar a Project Leaders en vez de Project Managers, que el futuro será por proyectos, que se necesita la colaboración de todos los stakeholders, que hacen faltan datos en tiempo real y reports a medida, o que se necesitan PMO´s profesionalizadas, más formación en Program o Project Portfolio Management, en Agile Project Management, Scrum y usar tableros Kanban para una mejor gestión visual.

Todo eso está muy bien, pero si no abordamos el problema desde otro ángulo, siempre obtendremos los mismos o mayores retrasos. Pese a hablar de metodologías agiles o cultura ágil seguimos ahogados en cientos de reports, milestones, replanificaciones y controles exhaustivos de todos los detalles que ralentizan todos nuestros proyectos.

Parece que nuestro foco sea acertar la planificación de todos los detalles para minimizar la variabilidad o centrarnos en la productividad de las personas que hacen los trabajos para que estimen mejor o cumplan lo que alguien ha puesto en un planning. En este curso, veremos que no tenemos un problema de variabilidad ni de recursos escasos y si de falta de FLOW de cada uno de nuestros proyectos y trabajos.

Examinemos el tráfico que hay en las carreteras y nuestro objetivo de llegar al lugar convenido en la hora acordada. ¿Deberíamos preocuparnos por cada coche en particular? o ¿Deberíamos preocuparnos de que todos los coches avancen?. Mejorar el tráfico no consiste en mejorar la velocidad de cada coche o la habilidad de cada conductor, consiste en regular la entrada de coches en la carretera.

Si reducimos el nº de coches que hay en una carretera en un 20%, estamos mejorando la velocidad (Flow) de los coches que quedan de 10 Km/h a 50Km/h aproximadamente. Por lo tanto, el nº de coches que completarán su trayecto en un horizonte de tiempo se incrementa y todos llegarán a su destino mucho antes. Todos son los están en la carretera y los que no han salido para no congestionar el tráfico o han decidido preparar mejor su coche antes de salir.

Igualmente, el objetivo en proyectos es hacer que los paquetes de trabajo fluyan en vez de preocuparse por tareas individuales que los componen. Cuanto mejor fluyan estos trabajos o workstreams, los proyectos irán más rápido y más proyectos se completarán, además de cumplir la fecha de entrega original.

Además, debemos buscar un sistema que actúe como un navegador (GPS) de los proyectos que automáticamente y en función de la realidad diga a todo el mundo cómo está el proyecto, qué tareas hacer y qué problema resolver con la antelación suficiente para que no haya impacto en la fecha final.

Una solución disruptiva más simple que las actuales basada en los principios de la teoría de las Limitaciones (T.O.C.) y en las técnicas de Lean Management. En vez de intentar completar cada proyecto separadamente, la idea de esta Solución es abordar el Flow de todos y cada uno los proyectos de la Organización. Para ello es necesario reemplazar las reglas de gestión de proyectos basadas en la no compartición de recursos por unas que sí tengan en cuenta esta realidad y cuyo foco sea la sincronización de las tareas/recursos de los todos los proyectos.

Estas nuevas reglas a su vez deberán estar soportadas por unos robustos procesos de gestión y una tecnología que ayude a mantener los resultados en el largo plazo.

Objetivo

Formar a directivos en Project Flow Management o GPS avanzado para los proyectos dónde siempre estará conectada la planificación con la ejecución y tendremos información relevante para acelerar los proyectos.

Los participantes se llevarán ideas que respondan a las siguientes preguntas:

1. Cómo sincronizar a todos los colaboradores de los proyectos

2. Cómo tener planes monoproyecto estables

3. Cómo conseguir fiabilidad y control

4. Cómo optimizar el uso de la capacidad escasa

5. Cómo sincronizar el lanzamiento de los proyectos-tareas

6. Cómo gestionar la variabilidad (externa e interna) de los proyectos

7. Cómo utilizar la información para acelerar la ejecución de los proyectos

8. Cómo implantar estas ideas en su empresa en semanas simplificando la gestión actual

Programa

1.- PROJECT FLOW MANAGEMENT

  • Valor e implicaciones del Flow en proyectos
  • Market Driven y Demand Driven Projects
  • Proyectos y Operaciones
  • Diferentes escenarios: NPD, ETO, MRO,EPC, SW
  • Valor del tiempo desde un punto de vista interno y externo
  • Principales fuentes de desperdicio de tiempo y capacidad
  • Implicaciones para los gestores y para la Empresa
  • ¿Qué hace tan difícil la gestión de los proyectos?

2.- UNA SOLUCIÓN AGILE: CADENA CRÍTICA

  • Waterfall vs Cadena Crítica vs Camino Crítico vs Scrum vs Kanban.
  • Reglas de planificación y ejecución Multiproyecto.
  • ¿Cómo optimizar el uso de la capacidad existente.
  • La «Ejecución»; puente entre las aspiraciones y los resultados.
  • ¿Cómo saber cuál es el impacto de una decisión local en el global (plazo y presupuesto) del proyecto?
  • ¿Cómo saber qué es prioritario en entornos multiproyecto?
  • ¿Cómo asignar recursos eficientemente?
  • ¿Cómo saber si un proyecto está en plazo, tarde o en problemas?
  • ¿Cómo saber qué tarea o tareas están amenazando el cumplimiento de las fechas de los proyectos con la antelación suficiente para reaccionar?
  • ¿Cómo hacer que las reuniones de seguimiento de proyectos duren minutos y no horas?
  • Cultura de la acción vs justificación.
  • Rol de la PMO y el SW en escenarios multiproyecto.

3.- CÓMO IMPLANTAR ESTAS IDEAS EN SU EMPRESA

  • Management Buy-in.
  • Obstáculos a la implementación.
  • Modelizado de tareas/recursos y configuración de los proyectos.
  • Medidas de gestión de proyectos
  • Proceso de implantación y factores clave de éxito.
  • Casos de éxito.
    • IBERIA MANTENIMIENTO
    • HEINEKEN
    • AMDOCS
    • NAVANTIA
    • ABB

Metodología y actividades

El curso, tendrá un carácter marcadamente práctico dónde a través de presentaciones y discusiones los participantes asimilarán las ideas propuestas por esta nueva metodología.

Se analizarán las principales fuentes de desperdicio de tiempo y capacidad que se producen en los entornos de proyectos, qué cambios hay que poner en práctica para poder aprovechar la capacidad existente y cuál es el proceso a seguir para conseguir resultados en menos de tres meses.

A su vez se contarán y proyectarán videos con experiencias de empresas que han conseguido resultados cambiando su actual forma de gestionar los proyectos.

Los participantes trabajarán en la aplicación de las ideas propuestas a su caso concreto ayudados por un experto y utilizando como guía conductora las siguientes preguntas:

  • ¿Qué es un proyecto en su caso?
  • ¿Tipologías de proyectos?
  • Roles de su organización.
  • Retos u objetivos de su organización.
  • ¿Qué ideas pueden llevar a la práctica y con quién deberían validarlas?
  • ¿Cómo se pueden implantar en semanas?
  • Resultados esperados.

Condiciones económicas

Precio del curso:  450 euros + IVA

Clientes CMG Consultores: 50 % descuento

Inscripción