Las hojas Excel, las mascotas de los planificadores

Es una realidad que los mayoría de los planificadores, a pesar de tener sistemas implantados muy potentes se ven obligados a ayudarse de hojas de cálculo para poder personalizar el proceso de planificación.

La semana pasada un consultor de nuestra empresa me decía que la implantación va muy bien y como prueba de ello me decía lo siguiente, LOS PLANIFICADORES HAN DEJADO DE UTILIZAR SUS EXCEL. ¿Cómo es posible que esta frase se haya convertido en un indicador de éxito?

Para eso hay que entender el origen del problema, los sistemas de gestión tradicional, los MRP, se empezaron a implantar en los años 70, cuando la realidad empresarial era muy distinta a la actualidad. En los años 70, en la mayoría de los mercados había exceso de demanda, con lo que el cliente estaba dispuesto a esperar lo que hiciese falta. Nunca olvidaré cuando a mi casa llegó el seiscientos de color azul. Mi padre lo había pedido un año antes y lo había hecho en color rojo. Mi padre estaba muy contento pero al mismo tiempo, decepcionado. Llamó a la SEAT y le dijeron que tenía que esperar un año. Automáticamente mi padre aceptó el azul, ya que no estaba dispuesto a esperar un año por el coche.

Este ejemplo ilustra perfectamente el escenario donde nació el MRP, EL TIEMPO QUE EL CLIENTE ESTABA DISPUESTO A ESPERAR ERA MAYOR DE LO QUE SE TARDABA EN COMPRAR MÁS PRODUCIR, por lo que el imput que metía al MRP, LAS VENTAS, era verdad.

Hoy en día casi todos los mercados son de oferta, con lo que los plazos y los precios se han reducido drásticamente, y los planificadores se ven obligados a introducir como input, LAS PREVISIONES de la DEMANDA, como éstas no coinciden con la realidad, los planificadores tienen que hacer ajustes. La cuestión es por qué no lo hacen dentro del sistema. La respuesta es que es muy complicado y muy poco flexible. El algoritmo del MRP ES MUY RÍGIDO Y NACIÓ PARA UN ESCENARIO COMPLETAMENTE DIFERENTE, por lo que los planificadores se ven obligados a bajar los datos a una hoja Excel, fácilmente personalizable y donde el planificador decide cómo ha de funcionar el sistema.

Esta aparente cualidad de las hojas de cálculo se acaba convirtiendo con el paso de los años en una esclavitud para mantenerlas, y el PLANNER ES EL ÚNICO QUE SABE TODAS LAS TRAMPAS QUE TIENE LA HOJA, por lo que se acaba convirtiendo en una MASCOTA a la que hay llevar a pasear todos los días.

Además muchas veces las vacaciones de los planificadores son más cortas de lo habitual porque se han convertido en GENTE imprescindible en la empresa, como si ellos fueran los únicos que saben sacar a pasear a la mascota. Esta dependencia de las hojas Excel hace que se conviertan en un obstáculo cuando quieres implantar un sistema. Por eso cuando una organización asume que ya no necesita utilizar esas hojas, quiere decir que la IMPLANTACIÓN VA FENOMENAL Y PUEDEN EMPEZAR A HACER VIDA NORMAL.

LOS PLANIFICADORES HAN DEJADO DE SER IMPRESCINDIBLES.

Publicado por Manuel Castro en LinkedIn

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